Notification de PROTECTION DES DONNEES Pattyn Albert & Cie sa

1. Introduction

Pattyn Albert & Cie sa, dont le siège social se trouve à Nijverheidslaan 34, à 8560 Gullegem et qui est inscrite à la Banque carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0437.897.293 accorde beaucoup d’importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. Nous voulons tout particulièrement protéger les données de e. a. nos clients, sous-traitants et fournisseurs notamment contre la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés et les traitements irréguliers.

Par le biais de cette notification de protection des données, nous souhaitons vous informer sur la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel. Nous vous demandons de lire attentivement cette notification de protection des données étant donné qu’elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et à quelle fin. En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez avoir pris expressément connaissance de la présente notification de protection des données et vous l’acceptez aussi expressément, ainsi que le traitement lui-même.

2. Champ d’application

Cette notification de protection des données concerne tous les services qui sont fournis par nos soins et de manière générale, toutes les activités que nous réalisons.

3. Responsable du traitement et ses engagements

Pattyn Albert & Cie sa, dont le siège social se trouve à Nijverheidslaan 34, à 8560 Gullegem sous le numéro d’entreprise 0437.897.293 est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Lors de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel, nous respections la réglementation belge relative à la protection, des données à caractère personnel, ainsi que le règlement général sur la protection des données (« RGPD ») depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. Données à caractère personnel

Au fur et à mesure de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous partagez les données à caractère personnel suivantes avec nous : vos données d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse email, numéro de téléphone fixe et portable) pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement de présence électronique, déclaration de travaux 30bis), il se peut que vous nous communiquiez des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (comme les données E-ID, le numéro Limosa). Nous voudrions vous rappeler que vous portez la responsabilité de toutes les données que vous nous communiquez et du fait que nous puissions être convaincus de leur exactitude. Si vos données ne devaient plus être à jour, nous vous demandons alors de bien vouloir nous le signaler. Vous n’êtes pas tenu de transmettre vos données à caractère personnel, mais vous comprendrez que la fourniture de certains services ou la collaboration deviennent impossibles lorsque vous n’approuvez pas leur collecte et leur traitement.

5. Objet du traitement et base juridique

5.1 Données des clients

Dans le cadre de notre service et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et maîtres d’ouvrage, de leur personnel, collaborateurs, préposés et de toute autre interlocuteur utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et des activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le fait de remplir les obligations légales et réglementaires (comme par exemple la déclaration de travaux 30bis) et/ou nos intérêts légitimes.

5.2 Données des fournisseurs et des sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que celles de leurs sous-traitants respectifs, de leur personnel, collaborateurs, préposés et de toute autre interlocuteur utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution du présent contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et des activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le fait de remplir les obligations légales et réglementaires (comme par exemple l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration de travaux 30bis, la liste de présence ou d’autres obligations dans les marchés publics, etc.) et/ou nos intérêts légitimes (comme pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique des présences, on traite également, le cas échéant, les données E-ID ou le numéro Limosa. Pour les activités de marketing direct par email (comme une newsletter ou l’invitation à des événements), nous demanderons toujours l’autorisation et celle-ci peut être aussi retirée à tout moment.

5.3 Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. Etant donné sa nature spécifique, ce traitement est plus largement réglementé dans une déclaration de confidentialité pour les travailleurs.

5.4 Autres données

Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données à caractère personnel de tiers, telles que celles de nouveaux clients potentiels, de contacts utiles dans notre secteur, de contacts de réseau, de contacts d’experts, etc. La finalité de ces traitements réside dans l’intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. Durée du traitement

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nos soins pendant la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous avons avec vous. Les données des clients et les données des fournisseurs ou des sous-traitants sont dans tous les cas supprimées de nos systèmes après un délai de 10 ans après cessation du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous devons conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont encore nécessaires.

7. Droits

Conformément aux conditions reprises dans la législation belge sur le respect de la vie privée et les dispositions du Règlement général sur la protection des données, nous vous communiquons que vous disposez des droits suivants :

– Droit d’accès et d’inspection : vous avez le droit de prendre gratuitement connaissance des données que nous avons sur vous et de vérifier les fins auxquelles elles sont utilisées.

– Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données à caractère personnel incorrectes, ainsi que de compléter les données à caractère personnel incomplètes.

– Droit d’effacement des données ou de restriction : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel ou d’en limiter le traitement dans les conditions fixées par le Règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement des données ou la restriction de toutes les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour nous pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou dans notre intérêt légitime, et ce tant que lesdites données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

– Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.

– Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs graves et légitimes. Veuillez également tenir compte du fait que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de données à caractère personnel qui sont nécessaires pour nous pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou dans notre intérêt légitime, et ce tant que lesdites données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

– Droit de retrait du consentement : si le traitement des données à caractère personnel se base sur le consentement préalable, vous disposez alors du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront uniquement encore traitées si nous disposons d’une autre base juridique pour le faire.

– Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comporte aucun profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées. Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant à administratie@pattynnv.be. Votre interlocuteur à ce sujet est : Monsieur Frederik Petrens, ayant les coordonnées suivantes : administratie@pattynnv.be / 056 43 99 60. Nous mettons tout en œuvre pour traiter vos données à caractère personnel consciencieusement et de manière légitime, conformément à la réglementation en vigueur.

Si toutefois vous estimez que vos droits ont été bafoués et que vos préoccupations ne trouvent pas écho dans notre entreprise, il vous est possible de porter plainte auprès de :

Commission de la Protection de la vie privée, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. 02 274 48 00

Fax. 02 274 48 35

Email : commission@privacycommission.be

Vous pouvez également vous adresser à un tribunal lorsque vous considérez que vous pourriez subir un dommage suite au traitement de vos données à caractère personnel.

8. Transfert à des tiers

Certaines données à caractère personnel collectées par nos soins, seront transmises et potentiellement traitées par des prestataires de services tiers, comme notre fournisseur de TI, notre comptable, notre réviseur, notre secrétariat social, … ainsi que par les pouvoirs publics (par exemple pour la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement électronique des présences, les participations aux marchés publics). Il est possible que l’une des parties tierces susmentionnées soit localisée en dehors de L’Espace Economique Européen (« EEE »). On enverra uniquement des données à caractère personnel dans des pays tiers avec un niveau de protection adéquat. Les employés, responsables et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et les prestataires de service spécialisés désignés par ceux-ci, doivent respecter le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel et peuvent uniquement utiliser ces données aux fins pour lesquelles elles ont été transmises. Vos données à caractère personnel peuvent, le cas échéant, être transmises à d’autres parties tierces. Cela peut par exemple être le cas si nous connaissions une réorganisation totale ou partielle, si nos activités venaient à être cédées ou si nous venions à être déclarés en faillite. Il est aussi possible que des données à caractère personnel doivent être transmises sur ordre judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale déterminée. Dans ce cas, nous nous efforcerons raisonnablement de vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaitrez et comprendrez aussi que dans certaines circonstances, ce n’est pas toujours possible techniquement ou commercialement ou que des contraintes légales éventuelles peuvent être en vigueur. En aucun cas, nous ne vendrons vos données à caractère personnel ni ne les mettrons commercialement à disposition de bureaux de marketing direct ou de tout autre prestataire de service similaire, sauf avec votre autorisation préalable.

9. Mesures techniques et organisationnelles

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel selon un niveau de sécurité approprié et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Pattyn Albert & Cie Sa ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de dommages directs ou indirects découlant d’une utilisation incorrecte ou illégitime par un tiers des données à caractère personnel.

10. Accès par des tiers

Pour le traitement de vos données à caractère personnel, nous accordons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et employés. Nous garantissons un niveau de protection identique en rendant inopposables les obligations contractuelles auxdits travailleurs, collaborateurs et employés, qui sont similaires à la présente notifications de protection des données.

11. Encore des questions ?

Si, après avoir lu cette notification de protection des données, vous avez encore des questions ou des remarques relatives à la collecte et au traitement des données à caractère personnel, vous pouvez contacter Monsieur Frederik Petrens, soit par courrier postal à l’adresse suivante : Nijverheidslaan 34, 8560 Gullegem, soit par email à l’adresse suivante : administratie@pattynnv.be.